Business Central in cloud o on premise: come scegliere
Microsoft Dynamics 365 Business Central è disponibile in due modalità di fruizione: in cloud (SaaS), all’interno del public cloud Microsoft, oppure on…
Leggi l'articolo“Quanto costa Business Central?” Questa è una delle domande più frequenti nella valutazione di un nuovo sistema gestionale, ma la risposta non può essere un numero unico perché il costo dipende da vari fattori: dal numero di utenti, dai processi da coprire e dal lavoro di implementazione necessario.
La struttura dei costi è però trasparente e può essere spiegata con precisione: in questo articolo la descriviamo nelle sue tre componenti, ovvero le licenze utente, le app certificate e i servizi di progetto.
Business Central non prevede costi fissi di licenza: si pagano solo le licenze per utente, nominali, a partire da un minimo di una singola licenza e con canone mensile a fronte di un impegno annuale. I livelli disponibili sono tre:
Nella versione cloud è utile considerare cosa comprende il canone: oltre all’applicativo sono inclusi le componenti hardware server, le licenze dei software di sistema come Windows Server e SQL, la manutenzione dell’infrastruttura, il backup e il disaster recovery, oltre ad un ambiente di produzione e tre ambienti di test (fino a 80 GB). Nel confronto con altre soluzioni, il canone per utente va quindi confrontato con il costo complessivo dell’infrastruttura e non solo con quello del software. Nella versione on premise le licenze comprendono il canone di manutenzione, mentre restano a parte le licenze SQL e i costi hardware.
I prezzi aggiornati delle licenze sono pubblicati in maniera trasparente sul listino ufficiale Microsoft.
A settembre 2026 il listino Microsoft per l’Italia prevede, per utente al mese, a fronte di un impegno annuale e IVA esclusa:
Sono prezzi di listino pubblici, che Microsoft aggiorna nel tempo: al momento della valutazione vanno sempre riverificati.
Essentials e Premium non si possono mescolare: nello stesso ambiente tutti gli utenti completi hanno lo stesso piano.
Se anche una sola area lavora con la produzione o con la gestione dell’assistenza, il piano diventa Premium per tutti, e la differenza fra i due canoni si applica a ogni utente completo. Conviene quindi stabilire in fase di analisi se quelle funzioni sono necessarie o se il processo può essere coperto in un altro modo.
Le licenze Team Member si affiancano a entrambi i piani e coprono chi deve soltanto consultare i dati, inserire una entità o approvare un documento, senza bisogno di una licenza completa. Quanti utenti rientrino in questo profilo si stabilisce in fase di analisi, quando si definisce chi fa che cosa nel sistema. Le licenze Team Member possono utilizzare in lettura e scrittura illimitata un numero predefinitito di “tabelle” (entità) custom del sistema, quindi possono essere utilizzate per l’implementazione di moduli custom.
Oltre ai tre piani principali esistono due tipi di licenza che nelle valutazioni vengono considerati di rado e che in alcune aziende incidono sul totale.
La licenza Device copre un dispositivo invece di una persona, ed è pensata per le postazioni condivise: un terminale di magazzino, una postazione in produzione, una cassa. Al posto di una licenza per ciascun operatore si licenzia la postazione, e chi si alterna durante i turni vi accede senza una licenza nominale. Non compare sul listino pubblico, quindi va verificata caso per caso.
La licenza External Accountant è invece prevista per il commercialista esterno, che in Italia accede ai dati di quasi tutte le aziende: si valuta in fase di configurazione al posto di una licenza completa.
La seconda componente sono le app certificate, che potenziano le funzionalità presenti nello standard: ad esempio la fatturazione elettronica, l’integrazione bancaria, gli adempimenti fiscali e le altre esigenze della localizzazione. Le app funzionano in sottoscrizione annuale, con una singola attivazione per ambiente, e comprendono gli adeguamenti normativi nel tempo.
Nel caso della fatturazione elettronica, ad esempio, la sottoscrizione della nostra app include anche i costi di invio dei documenti e la conservazione a norma per dieci anni. Rispetto allo sviluppo su misura, le app hanno un costo prevedibile e una manutenzione che non ricade sulla società.
La terza componente sono i servizi di progetto: analisi, configurazione, migrazione dei dati, sviluppo delle eventuali personalizzazioni, test e formazione. Per questa componente non esiste una cifra fissa, perché il costo dipende dai processi da coprire, dalla quantità di personalizzazioni richieste e dalla capacità dell’azienda di adattarsi alle procedure previste dallo standard del sistema. Più il progetto aderisce allo standard e utilizza app certificate, minore risulta l’effort di implementazione e la manutenzione futura.
Nella nostra esperienza il preventivo dipende soprattutto da quattro elementi: la quantità di dati storici da migrare e lo stato in cui si trovano nel sistema di partenza, il numero di integrazioni con sistemi esterni, la presenza di processi che l’azienda non vuole o non può adattare allo standard, e il tempo che le persone possono realmente dedicare al progetto durante l’analisi e i test. Le prime due si stimano con buona precisione già in fase di assessment, le altre due dipendono da decisioni che l’azienda prende strada facendo: è la ragione per cui un preventivo serio distingue la parte che si può fissare subito da quella che si consolida dopo l’analisi.
Il costo degli anni successivi al primo va considerato insieme a quello iniziale. Nella versione cloud gli aggiornamenti sono inclusi nel canone e arrivano due volte l’anno senza un progetto di upgrade dedicato, che nei gestionali tradizionali è invece una voce ricorrente e a volte pesante. A budget restano il canone delle licenze, le sottoscrizioni delle app e il supporto, mentre l’adeguamento normativo, per le aree coperte dalle app certificate, è compreso nelle sottoscrizioni stesse.
Durante il periodo di impegno il canone concordato resta quello, mentre al rinnovo si applica il listino in vigore in quel momento. Microsoft aggiorna i listini periodicamente, quindi nelle valutazioni pluriennali conviene considerare che il canone può variare nel tempo.
L’impegno standard è annuale, ed è quello a cui si riferiscono i prezzi di listino. Durate diverse sono possibili a seconda del tipo di contratto e vanno verificate caso per caso con il partner, perché cambiano anche le condizioni di aggiunta e rimozione delle licenze in corso d’anno.
La capacità inclusa non è fissa: cresce con il numero e il tipo di licenze sottoscritte. Se non basta si acquista capacità aggiuntiva come componente a canone, ma prima conviene verificare cosa la occupa, perché spesso si tratta di allegati e di dati di log che possono essere gestiti diversamente.
Un progetto che aderisce allo standard e copre le specificità con app certificate richiede molto meno lavoro di uno che replica in Business Central i processi del sistema precedente. Il costo complessivo dipende quindi dalla complessità e dalla copertura funzionale richiesta, ed alla quantità di sviluppo su misura previsto.
Una stima affidabile nasce da un assessment iniziale, ovvero da una valutazione dei processi e dei sistemi esistenti che produce un’ipotesi di budget, confermata poi nelle sessioni di analisi di dettaglio.
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