La conservazione sostitutiva è il processo informatico con il quale vengono creati ed archiviati documenti con piena valenza legale sia civilistica che fiscale, spesso in sostituzione della documentazione cartacea originale. Il processo di conservazione, strettamente regolamentato dalla normativa italiana, prevede l'apposizione sui documenti digitali di firma digitale e marcatura temporale, bloccandone e certificandone il contenuto e la forma nel tempo.
L'introduzione di un sistema certificato di conservazione sostitutiva consente alle aziende di eliminare o ridurre i costi ed i tempi legati alla stampa, allo stoccaggio, ed all'archiviazione dei documenti.
La nostra soluzione per la conservazione sostitutiva è basata sulla piena integrazione fra i sistemi ERP Microsoft Dynamics NAV e Microsoft Dynamics Business Central e la piattaforma di conservazione documentale del nostro partner accreditato AgID, rispondente a tutti i requisiti normativi di sicurezza, privacy ed affidabilità.
Le seguenti classi documentali di esempio sono gestibili per l'invio al sistema di conservazione direttamente a partire dal sistema gestionale:
È inoltre possibile allegare documenti da mandare in conservazione a prime note, che verranno trattati come documenti informatici generici, ad esempio per la gestione delle Note spese. I documenti non generati direttamente dal gestionale, ad esempio le fatture passive estere, possono essere caricati selezionando il relativo file oppure direttamente tramite copia-incolla, compreso direttamente da Microsoft Outlook.
Tutte le altre tipologie di documenti da sottoporre a conservazione, quali ad esempio F24, LUL, contratti, etc, possono essere gestiti direttamente tramite il portale web dedicato messo a disposizione dal conservatore.
Le PEC sono una ulteriore tipologia documentale con rilevanza che deve per legge essere sottoposta a conservazione a norma tramite apposito processo di versamento. La nostra soluzione prevede l'invio in conservazione automatico dei messaggi di un illimitato numero di caselle di PEC tramite apposita procedura di sincronizzazione schedulata.
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