Business Central in cloud o on premise: come scegliere
Microsoft Dynamics 365 Business Central è disponibile in due modalità di fruizione: in cloud (SaaS), all’interno del public cloud Microsoft, oppure on…
Leggi l'articoloIn pochi anni l’intelligenza artificiale nei sistemi gestionali è passata dalle promesse alle funzionalità concrete, e Business Central è oggi uno dei prodotti in cui questa evoluzione è più visibile in considerazione della posizione di Microsoft come azienda leader nell’applicazione dell’AI ai processi aziendali.
Ogni licenza di Business Central comprende Copilot senza costi aggiuntivi, e accanto all’assistente sono arrivati gli agenti, una nuova categoria di funzionalità che esegue processi in autonomia sotto la supervisione degli utenti. In questo articolo riepiloghiamo cosa fanno oggi queste funzionalità, aggiornate alla versione 29 di Business Central, la 2026 release wave 2 rilasciata da Microsoft a ottobre 2026, indicando per ciascuna se è disponibile in versione definitiva o in anteprima.
Copilot è l’assistente basato su intelligenza artificiale di Microsoft integrato in Business Central.
Le sue funzionalità coprono diversi ambiti del lavoro quotidiano: la ricerca di record e pagine tramite domande in linguaggio naturale, l’analisi dei dati con la preparazione di schede di analisi in cui raggruppare, ordinare e organizzare in pivot le informazioni senza uscire dall’applicazione, i riepiloghi dei record per accedere più velocemente alle informazioni rilevanti, l’assistenza nella riconciliazione bancaria con l’abbinamento fra estratti conto e documenti, e i suggerimenti operativi, ad esempio per i valori dei campi, le descrizioni dei prodotti o i prodotti sostitutivi.
A questo si aggiunge la funzione di guida: Copilot spiega i concetti del sistema e aiuta gli utenti ad apprendere funzionalità nuove, anche delle app aggiuntive.
Con la versione 29 la chat con Copilot è sostituita da Microsoft Copilot, oggi in anteprima: si apre in un riquadro laterale, risponde a domande sui dati di Business Central e indica nelle risposte i riferimenti alle pagine da cui provengono le informazioni. Le risposte sono in sola lettura: per modificare i dati servono gli agenti.
Per chi lavora in italiano, Microsoft supporta la lingua italiana per l’analisi dei dati, i riepiloghi dei record, la riconciliazione bancaria e i testi descrittivi dei prodotti. Alcuni suggerimenti operativi, come la compilazione automatica dei campi, i prodotti sostitutivi, le righe di vendita e le serie di numerazione, sono invece supportati ad oggi solo in inglese.
La differenza fra Copilot e gli agenti è concettuale: Copilot assiste l’utente su richiesta (risponde, analizza, suggerisce) mentre un agente esegue invece un processo in autonomia, entro le regole configurate, e sottopone il risultato all’approvazione delle persone. Ogni attività resta tracciata in un registro consultabile, e nulla viene registrato senza il controllo umano previsto dalla configurazione. È il modello con cui Microsoft sta portando l’automazione nei processi ripetitivi del gestionale.
Con la versione 29 la supervisione è più semplice: un riquadro dedicato raccoglie le attività di tutti gli agenti, i contenuti generati si rivedono e si approvano direttamente sulle pagine dei documenti a cui si riferiscono e la gestione dei permessi degli agenti è stata semplificata.
Il Sales Order Agent gestisce le richieste dei clienti che arrivano via email: interpreta la richiesta anche quando è incompleta o non strutturata, considerando anche gli allegati come PDF e immagini, identifica il cliente, prepara un’offerta verificando la disponibilità degli articoli e, dopo l’approvazione, la converte in ordine di vendita.
Il cliente viene riconosciuto dall’indirizzo email del mittente, e per gli articoli non disponibili a magazzino l’agente può calcolare una data di consegna possibile. La risposta al cliente parte per email con l’offerta in PDF allegata, dopo che un utente ne ha approvato il testo.
Il Payables Agent lavora sul ciclo passivo: riceve le fatture dei fornitori, ne estrae le informazioni e prepara le fatture di acquisto per l’approvazione, applicando le politiche e le preferenze configurate e imparando dallo storico delle registrazioni.
L’agente legge le fatture in PDF che arrivano su una casella di posta configurata, identifica il fornitore e prepara una bozza che un responsabile verifica prima che diventi una fattura di acquisto, che l’agente non registra. Dalla versione 29 l’agente propone anche l’abbinamento delle righe della fattura alle righe dell’ordine di acquisto, e Business Central segnala le differenze di quantità, ricevimento, unità di misura e prezzo.
In Italia le fatture dei fornitori italiani arrivano dal Sistema di Interscambio in formato XML e vengono gestite dalla fatturazione elettronica: il Payables Agent serve quindi solo per le fatture in PDF dei fornitori esteri.
L’Expense Agent è dedicato alla gestione delle note spese: acquisisce le ricevute, traccia le spese e assiste i dipendenti nella preparazione e nell’invio dei rapporti di spesa, riducendo il lavoro manuale di compilazione e i tempi di approvazione.
Le ricevute arrivano da un’app web, da un’app per dispositivi mobili o da una casella di posta condivisa; l’agente ne estrae esercente, data, importo, valuta e metodo di pagamento e prepara i rapporti mensili per ogni dipendente, che seguono poi l’approvazione e la registrazione. L’agente è in anteprima, e con la versione 29 Microsoft vi ha aggiunto, sempre in anteprima, il calcolo dell’IVA e delle ritenute sulle note spese, i rimborsi chilometrici per periodo e tipo di veicolo, le approvazioni assistite dall’AI e il supporto a nuovi paesi e lingue.
Per le aziende italiane all’agente manca però un elemento fondamentale: la conservazione a norma dei giustificativi di spesa, prevista dalla legge in Italia.
Accanto agli agenti predefiniti, Microsoft ha introdotto gli strumenti per progettare agenti personalizzati, definendo istruzioni, ambito di lavoro e permessi sulla base dei processi della propria azienda. Un agente può ad esempio aprire ogni giorno le fatture di vendita scadute e ordinarle per importo, oppure prendere in carico le email che arrivano su una casella dedicata.
La progettazione è in anteprima ed è disponibile solo negli ambienti di test (sandbox). Le istruzioni si possono scrivere anche in italiano, anche se Microsoft indica che ad oggi l’inglese dà i risultati migliori. Per l’ambiente di produzione l’agente viene realizzato come estensione in AL, possibile dalla versione 28.1.
Microsoft distingue tre strade: la progettazione in Business Central per prototipi e verifiche, Copilot Studio per gli agenti conversazionali collegati anche ad altri sistemi, lo sviluppo in AL per portare in produzione funzionalità integrate nel gestionale.
Una strada ulteriore è collegare Business Central direttamente ai modelli di intelligenza artificiale disponibili su Microsoft Foundry (in precedenza Azure AI Foundry), la piattaforma Microsoft che raccoglie i modelli di OpenAI, Anthropic, Mistral, e di altri fornitori.
Rispetto agli agenti progettati in Business Central i vantaggi sono due. Il primo è la modalità di integrazione, che si disegna liberamente in base al processo e alle persone che la usano. Il secondo è la scelta del modello: si usa quello più adatto al caso fra quelli disponibili su Foundry, compresi i più avanzati sul mercato (SOTA). Il costo dipende dall’utilizzo del modello scelto e si paga sulla sottoscrizione Azure.
Il Model Context Protocol (MCP) è lo standard con cui gli agenti AI si collegano ai sistemi esterni. Business Central dispone di un proprio server MCP, che dalla versione 29 consente anche di eseguire interrogazioni sui dati: gli agenti creati in Copilot Studio, o in altri strumenti compatibili, possono così leggere i dati del gestionale e combinarli con quelli degli altri strumenti della piattaforma Microsoft. Per impostazione predefinita l’accesso è in sola lettura, e la scrittura va abilitata dall’amministratore attraverso i permessi sulle API.
Il consumo si misura in Copilot Credits e si può gestire a consumo tramite una sottoscrizione Azure collegata all’ambiente Business Central, pagando solo i crediti utilizzati. Microsoft pubblica il consumo di ogni operazione: ad esempio 50 crediti per ogni fattura elaborata dal Payables Agent più 5 per ogni riga, 50 crediti per ogni ricevuta caricata nell’Expense Agent, da 2 a 5 crediti per i singoli passaggi del Sales Order Agent. Quando la capacità acquistata si esaurisce, l’agente si ferma finché non viene aggiunta.
Copilot e agenti sono disponibili solo nella versione cloud di Business Central: chi valuta la scelta fra cloud e on premise deve tenerne conto.
Sì, Copilot è compreso in ogni licenza di Business Central senza costi aggiuntivi. Gli agenti invece consumano Copilot Credits, che si possono gestire a consumo tramite una sottoscrizione Azure.
Sì per l’analisi dei dati, i riepiloghi dei record, la riconciliazione bancaria e i testi descrittivi dei prodotti, oltre che per il Sales Order Agent, il Payables Agent e l’Expense Agent. Alcuni suggerimenti, come la compilazione automatica dei campi e i prodotti sostitutivi, sono supportati ad oggi solo in inglese.
No, Copilot e gli agenti sono disponibili solo nella versione cloud di Business Central, perché si basano su servizi di intelligenza artificiale erogati da Microsoft.
No. Gli agenti preparano offerte, bozze di fatture e note spese che un utente verifica e approva, e ogni attività resta tracciata. Il Payables Agent, ad esempio, prepara la fattura di acquisto ma non la registra.
Sì. La strada più flessibile è collegare Business Central ai modelli disponibili su Microsoft Foundry, con un’interfaccia disegnata sul processo e il modello più adatto al caso. In alternativa Microsoft ha introdotto gli strumenti per progettare agenti personalizzati, oggi in anteprima: si prototipano negli ambienti di test e si portano in produzione come estensione.
Se volete capire quali di queste funzionalità hanno senso per la vostra azienda e come attivarle sul vostro ambiente Business Central, contattateci.
Contattaci per maggiori informazioni.