“Il sistema è lento!”, “Non riesco neanche ad aprire la scheda di un cliente”, “La schermata diventa bianca e non risponde”: sono alcune delle lamentele più frequenti che gli utenti rivolgono al proprio IT quando le performance del sistema ERP iniziano a degradarsi nel corso del tempo. Nelle situazioni più critiche, a questi si aggiungono i temuti “lock”, o blocchi sul database: “Impossibile completare l’operazione perché un record nella tabella è stato bloccato da un altro utente. Ripetere l’attività.” e “L’attività è stata bloccata dalla modifica di un altro utente alla tabella. Ripetere l’attività.”
Le motivazioni per cui le implementazioni del sistema Dynamics NAV o Business Central possono arrivare a situazioni di criticità sono molteplici, come descriveremo più avanti, ma in tutti i casi è importante ricordare che il sistema ERP è il cuore dei processi aziendali, e come tale deve fornire delle prestazioni adeguate alle esigenze aziendali.
La modalità consigliata per ristabilire le adeguate performance del sistema ERP è quella di un assessment che comprenda un approccio multisistemico, nel corso del quale vengono analizzate le principali componenti in termini di procedure, configurazioni ed infrastruttura basandosi il più possibile su metriche e dati di fatto, e dove necessario applicando interventi correttivi o simulazioni e verificando l’output dell’intervento.
Procedure
Indici
La più frequente causa di evidenti problemi di performance è data dalla mancata esecuzione dei job dei reindicizzazione ed aggiornamento statistiche, che dovrebbero essere eseguiti in maniera schedulata ad esempio settimanalmente per evitare un graduale deterioramento delle performance. Nel corso del tempo ci è capitato di essere chiamati ad analizzare installazioni, anche molto grandi in termini di mole di dati, con procedure completamente assenti o in errore da anni.
In aggiunta alle attività schedulate di manutenzione sul database, è importante una analisi dettagliata degli indici mancanti o in eccesso, che possono provocare evidenti problemi di lentezza nell’esecuzione di specifiche procedure.
Customizzazioni ed Addon
Il sistema ERP è un sistema in continua evoluzione, e come tale customizzazioni realizzate anni prima potrebbero non essere più efficienti in contesti futuri, anche solo a causa dell’aumentata mole di dati presenti sul database o del crescere delle dimensioni dell’azienda.
Configurazioni e dati
Configurazioni applicative
E’ importante che il sistema sia configurato seguendo le best practice applicative Microsoft, alcuni semplici esempi sono relativi alla modalità di adjustment del costing di magazzino, all’aggiornamento delle maschere della contabilità analitica, all’utilizzo di procedure schedulate per il posting dei documenti o il calcolo di statistiche.
Storicizzazione dati
In generale una corretta implementazione del sistema non risente direttamente della presenza di dati storici ma è comunque indicato prevedere la possibilità di ripulire dati non più necessari, sempre in un’ottica di mantenimento dell’integrità referenziale dell’ambiente (quindi preferibilmente tabelle di appoggio e log).
Infrastruttura
Installazione e configurazione
Le attività di configurazione ed installazione delle componenti del sistema (eg. SQL, Application Server, etc) dovrebbero essere effettuate seguendo le best practice, adattandole alla specifica casistica in essere. In caso di errori o dimenticanze, si possono verificare situazioni che nel corso del tempo possono portare ad una degradazione delle prestazioni.
Hardware
L’utilizzo di hardware adeguato e performance è uno degli elementi fondamentali per ottenere le presentazioni desiderate dal sistema.
Nell’ottica di garantire adeguata flessibilità sulle componenti applicative, anche in considerazione del contenimento dei costi associati, si suggerisce quando possibile e consigliato l’utilizzo di piattaforme hardware facilmente scalabili in cloud come Microsoft Azure, sia in PAAS che IAAS.
Applicando il corretto approccio e considerando tutti gli aspetti necessari, è possibile dare nuova vita a qualunque implementazione dell’ERP Microsoft a prescindere dalle sue dimensioni.
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