Microsoft Dynamics 365 Business Central nasce dal rebranding di Dynamics NAV, una soluzione che per anni ha rappresentato una garanzia di copertura funzionale e di affidabilità per le aziende, riproposta in una veste tecnologicamente più avanzata. Per le aziende che oggi utilizzano NAV, il passaggio a Business Central rappresenta quindi l’evoluzione naturale del proprio sistema gestionale, e non l’adozione di un prodotto differente: la logica applicativa di base rimane la stessa, mentre cambiano in modo significativo la tecnologia, le modalità di personalizzazione e le possibilità di integrazione con l’ecosistema Microsoft.
In questa guida raccogliamo, sulla base dell’esperienza maturata nei progetti di migrazione che abbiamo seguito, gli elementi principali da conoscere per pianificare il passaggio: il percorso tecnico, la gestione delle personalizzazioni e dei dati, la scelta fra cloud e on-premise, le fasi progettuali e gli aspetti di licensing.
Perché passare a Business Central: i vantaggi per l’azienda
Prima ancora degli aspetti tecnici, vale la pena guardare a cosa cambia concretamente per chi il sistema lo utilizza ogni giorno.
Il primo vantaggio è che Business Central è un sistema che non invecchia: Microsoft rilascia due aggiornamenti principali all’anno e miglioramenti mensili, e il sistema evolve in modo continuo senza richiedere periodicamente nuovi progetti di aggiornamento (anche corposi) come accadeva con le versioni NAV. Le funzionalità applicative crescono di release in release: negli ultimi anni sono arrivate, fra le altre, la riconciliazione bancaria potenziata, l’intercompany avanzato, i conti statistici, il subscription billing, la gestione della qualità e la contabilità di sostenibilità per la reportistica ESG.
L’accesso avviene da browser, tablet o smartphone con la stessa esperienza applicativa su qualsiasi dispositivo, e strumenti come l’Analysis Mode, le viste salvate e le ricerche potenziate consentono agli utenti di analizzare i dati in autonomia, con raggruppamenti e pivot direttamente nelle pagine del sistema, riducendo la dipendenza dalle esportazioni in Excel.
Business Central è inoltre parte integrante dell’ecosistema Microsoft: si integra nativamente con Microsoft 365, con Power Platform per automazioni e app personalizzate, e con le funzionalità di intelligenza artificiale Copilot disponibili nella versione cloud. Si tratta di una piattaforma su cui Microsoft investe in modo significativo: è stata nominata miglior sistema ERP cloud del 2024 da Forbes Advisor, Microsoft è indicata come leader nel Magic Quadrant di Gartner per il Cloud ERP e le installazioni nel mondo superano le trecentomila.
Le strategie di migrazione
Sulla base delle caratteristiche dell’attuale implementazione e delle necessità dell’azienda, sono presenti le seguenti principali strategie di migrazione:
- Migrazione verso Business Central online (cloud): è il percorso di migrazione di default in cui si utilizzano gli strumenti di cloud migration per portare i dati da NAV a Business Central online, effettuando le attività di reingegnerizzazione e conversione delle eventuali personalizzazioni.
- Migrazione verso Business Central on-premise: nel caso in cui l’azienda per politiche interne, di compliance o per esigenze tecnologiche preferisca mantenere la soluzione sulla propria infrastruttura.
- Reimplementazione: si effettua una nuova implementazione di Business Central a partire dai processi e dalle funzionalità di base. Utile in particolare quando si vuole partire dall’esperienza che la società ha accumulato sul sistema, ma adattandola alle mutate condizioni aziendali.
Cosa cambia dal punto di vista tecnologico
Business Central è una soluzione completamente rivista da un punto di vista tecnico e sulla base delle tecnologie più moderne.
Una delle differenze principali fra NAV e Business Central riguarda le modalità di personalizzazione del sistema: in Business Central le personalizzazioni vivono in estensioni separate dalla soluzione standard, e sono sviluppate con strumenti di sviluppo moderni e standard di mercato (Visual Studio Code, source control tramite GitHub o Azure DevOps, pipeline di CI/CD). Questo approccio consente al sistema di essere aggiornato senza intaccare le personalizzazioni installate.
Le integrazioni con sistemi esterni sono inoltre facilitate dalla presenza di API REST moderne e standardizzate.
Il percorso di migrazione tecnica
Nel caso in cui venga effettuata una attività di migrazione tecnica di una soluzione NAV a Business Central, il percorso di migrazione prevede vari passaggi. Il primo porta il sistema dalla versione NAV in uso a Business Central 14, che è l’ultima versione a supportare il linguaggio C/AL; da lì il codice viene convertito ad AL, per poi procedere con le successive migrazioni “AL su AL” fino alla versione di destinazione. Microsoft mette a disposizione strumenti che supportano le attività di conversione automatica del codice.
La conversione delle logiche applicative custom si articola in due attività principali: il refactor, con lo spostamento di tutte le logiche applicative che modificano il codice standard verso una gestione ad eventi, e l’uplift, con la conversione delle logiche custom in estensioni AL. È in questa fase che la soluzione viene reingegnerizzata per rispettare i vincoli della Universal Code Initiative di Microsoft, l’iniziativa che uniforma le implementazioni on-premise e cloud: non è più possibile, ad esempio, utilizzare l’interoperabilità con componenti .NET, accedere direttamente al file system o al database, né modificare direttamente il codice standard.
Le integrazioni con sistemi esterni basate su queste modalità dovranno quindi essere riviste utilizzando le tecnologie attuali, come le API standard di Business Central, Azure Functions o Logic Apps.
Personalizzazioni: la migrazione come momento di valutazione
Un progetto di migrazione è anche il momento giusto per svolgere un assessment delle personalizzazioni esistenti. Nel corso del tempo le aziende e le esigenze cambiano, e quindi è necessario che il sistema ERP risponda alle necessità attuali.
Nel corso degli anni ogni implementazione NAV accumula quindi modifiche e la migrazione offre l’occasione di valutarle una ad una: quali continuano a portare valore e vanno quindi reingegnerizzate come estensioni, quali possono essere migliorate approfittando della logo riscrittura, quali infine possono essere ricondotte a funzionalità nel frattempo introdotte nello standard o coperte da app certificate disponibili su AppSource.
L’obiettivo dell’assessment non è ridurre a tutti i costi il perimetro delle personalizzazioni, ma assicurarsi che ciò che viene portato sul nuovo sistema sia effettivamente utile ai processi aziendali e sia implementato nel modo più manutenibile possibile. In quest’ottica si consiglia inoltre, una volta avviate le attività di migrazione tecnica, di ridurre il più possibile gli sviluppi non critici sull’ambiente esistente — in particolare nei mesi antecedenti al go-live — e di prevedere un periodo di blocco degli sviluppi nelle settimane immediatamente precedenti l’avvio, per consentire il collaudo definitivo delle logiche applicative e della migrazione dati.
Cloud (SaaS) o on-premise: come scegliere
Business Central è disponibile sia in modalità SaaS nel public cloud Microsoft, sia con la classica installazione on-premise; in entrambi i casi l’accesso avviene tramite web client.
La modalità SaaS consente una semplificazione significativa dell’infrastruttura: il sistema viene aggiornato automaticamente da Microsoft all’ultima release disponibile, i costi di licenza comprendono l’infrastruttura e il canone di manutenzione, il dimensionamento dell’ambiente viene adeguato da Microsoft sulla base del monitoraggio proattivo e alcune funzionalità avanzate — come Copilot — sono disponibili solo in cloud. Non è inoltre necessario acquistare oggetti applicativi aggiuntivi in caso di personalizzazioni.
Vanno però considerati con spirito critico anche i relativi punti di attenzione. L’aggiornamento automatico richiede che eventuali personalizzazioni di Business Central non compatibili con la nuova release vengano adeguate entro tempi prestabiliti, e comporta un investimento ricorrente in attività di test sui processi core. Non è possibile l’accesso diretto al database da parte di sistemi esterni, inclusi i sistemi di Business Intelligence, che dovranno utilizzare le modalità di integrazione supportate. Lo spazio database incluso nella licenza è definito e ampliabile a listino, l’infrastruttura è condivisa nel public cloud e sono presenti limiti operativi non modificabili, ad esempio sul numero di processi concorrenti.
Per le realtà con vincoli specifici rimane disponibile l’installazione on-premise, che mantiene il paradigma a estensioni e la compatibilità con la Universal Code Initiative.
La gestione dei dati
Le attività di migrazione dei dati riguardano il trasferimento dei dati applicativi dalla versione originale alla versione di destinazione.
L’approccio che consigliamo dipende dalle dimensioni e dalla quantità di dati storici dell’attuale implementazione.
Nel caso in cui siano presenti una quantità rilevante di dati storici, si consiglia di migrare su Business Central le entità necessarie all’operatività — anagrafiche, configurazioni, saldi e partite aperte, oltre agli eventuali dati necessari a specifiche elaborazioni — e di mantenere lo storico consultabile in sola lettura sull’ambiente NAV esistente su un’infrastruttura ridotta. Questo approccio evita di trasferire sul nuovo sistema anni di movimenti che appesantirebbero la migrazione e l’ambiente senza portare reale valore operativo, preservando al tempo stesso la piena consultabilità dello storico anche ai fini legali.
La migrazione avviene in una prima fase in un ambiente di test, per consentire all’azienda la verifica e la certificazione delle modalità di migrazione; solo dopo questa certificazione viene effettuata la migrazione in ambiente di produzione. Sulla base delle simulazioni effettuate viene valutato anche l’eventuale tempo necessario per la migrazione effettiva, che potrebbe richiedere una finestra di blocco operativo del sistema da concordare.
È buona pratica, inoltre, effettuare preventivamente una pulizia delle tabelle di log e di sistema per ridurre le dimensioni del database di partenza.
Le fasi di un progetto di migrazione
Sulla base dell’esperienza nei progetti di migrazione, le attività si articolano tipicamente nelle seguenti fasi:
- Analisi e workshop: analisi dei processi e dei sistemi, eventualmente organizzata in workshop per area funzionale, con l’obiettivo di rilevare punti di miglioramento e criticità; comprende l’assessment tecnologico su personalizzazioni, integrazioni e infrastruttura, e l’approfondimento sullo scenario cloud oppure on-premise.
- Migrazione tecnica e implementazione: i passaggi di versione descritti in precedenza per le eventuali personalizzazioni e l’installazione e configurazione delle app.
- Unit test interni: test tecnici svolti internamente dal partner sulla soluzione migrata.
- UAT, migration test e integration test: attività di User Acceptance Testing pianificate congiuntamente sulla base di un calendario e di test-case condivisi, con il coinvolgimento dei key user aziendali per la certificazione dei processi e della migrazione dati.
- Formazione: formazione degli utenti sulle funzionalità e sull’interfaccia di Business Central.
- Migrazione dati e go-live: migrazione definitiva dei dati, avvio in produzione e supporto post go-live.
La durata complessiva dipende dalla quantità di personalizzazioni, dal numero di società coinvolte e dalla complessità delle integrazioni; per progetti articolati su più società è possibile ipotizzare una pianificazione per fasi, con l’avvio di una prima società pilota seguita dalle altre.
Le licenze
Con il passaggio a Business Central cambia anche il modello di licensing: le licenze utente sono nominali, a differenza delle licenze concorrenti di
NAV. Nella modalità SaaS il canone per utente comprende anche i costi di infrastruttura e il canone di manutenzione; nella modalità on-premise le licenze esistenti vengono convertite secondo le modalità previste da Microsoft, con il rinnovo annuale del piano di manutenzione.
In fase di attivazione delle licenze SaaS è opportuno verificare la disponibilità di promozioni Microsoft dedicate alla conversione delle licenze NAV esistenti — come le iniziative della famiglia Bridge to the Cloud — che possono prevedere condizioni agevolate per i primi anni.
Il supporto delle versioni NAV: le scadenze da conoscere
Nella pianificazione della migrazione è utile tenere presente anche il ciclo di vita del supporto Microsoft. Dynamics NAV segue la Fixed Lifecycle Policy, che prevede cinque anni di supporto mainstream seguiti da cinque anni di supporto esteso, limitato agli aggiornamenti di sicurezza. Il supporto mainstream è terminato per tutte le versioni NAV.
Un sistema fuori supporto continua naturalmente a funzionare, e la scadenza non deve essere di per sé motivo di allarme: rappresenta però un elemento oggettivo da considerare nella pianificazione, insieme alla distanza tecnologica crescente rispetto all’ecosistema attuale. Pianificare la migrazione con il giusto anticipo consente di affrontarla come un’evoluzione ordinata del sistema informativo, senza le pressioni di una scadenza imminente.
Domande frequenti
La migrazione a Business Central è un semplice aggiornamento di versione?
Si tratta di un progetto strutturato, che comprende passaggi di versione successivi, la conversione del codice da C/AL ad AL e la revisione di personalizzazioni e integrazioni. La logica applicativa di base rimane però quella di NAV, e questo rende il percorso più graduale per gli utenti rispetto all’adozione di un ERP differente.
Cosa succede alle personalizzazioni esistenti?
Vengono valutate nel corso dell’assessment iniziale: quelle che portano valore vengono reingegnerizzate come estensioni AL tramite le attività di refactor e uplift, altre possono essere migliorate in fase di riscrittura, altre ancora possono essere ricondotte a funzionalità standard o ad app certificate. La migrazione è l’occasione per valutare ogni personalizzazione, non un obbligo di abbandonarle.
È obbligatorio passare al cloud?
No: Business Central è disponibile anche on-premise, e la scelta viene approfondita in fase di analisi valutando vantaggi e vincoli delle due modalità. La versione cloud è quella su cui Microsoft concentra gli investimenti, e comprende funzionalità non disponibili on-premise, come Copilot.
Cosa succede ai dati storici?
L’approccio consigliato nel caso di molti dati storici prevede di migrare anagrafiche, configurazioni, saldi e partite aperte, mantenendo lo storico consultabile in sola lettura su un apposito ambiente NAV. La valutazione sulle modalità di migrazione viene comunque condivisa in fase di assessment.
Quanto dura un progetto di migrazione?
Dipende dalla quantità di personalizzazioni, dal numero di società e dalla complessità delle integrazioni: l’assessment iniziale serve proprio a definire una pianificazione affidabile per il caso specifico. Per gruppi con più società è anche possibile ipotizzare un avvio per fasi, con una società pilota seguita dalle altre.
Parliamone
Memento è un partner Microsoft specializzato in Dynamics 365 Business Central e lavora sulla piattaforma fin dalle prime versioni di NAV: abbiamo seguito progetti di migrazione da versioni diverse verso Business Central, sia in cloud che on-premise.
Se state valutando il percorso più adatto alla vostra azienda, contattateci per un assessment, oppure approfondite Business Central, la nostra suite di app certificate e le considerazioni sulla riduzione dei rischi di migrazione.